Inland Terminals Group: van drie organisaties naar één uniforme QHSSE-aanpak

Inland Terminals Group (ITG) behoort tot de grootste inland terminal operators van de Benelux. Met een netwerk van 17 terminals in Nederland en België vormt de organisatie een belangrijke schakel tussen de havens van Rotterdam en Antwerpen en het achterland. Containers worden via binnenvaart, spoor en wegtransport vervoerd naar terminals verspreid over Nederland en België. Vanuit daar vinden verdere opslag, overslag en distributie plaats richting klanten, distributiecentra en productielocaties. Iedere terminal kent daarbij zijn eigen operatie, klanten en specifieke risico's. Juist die diversiteit bracht een nieuwe uitdaging met zich mee. ITG was ontstaan uit drie afzonderlijke organisaties, BCTN, CTT en MCS, met ieder hun eigen werkwijzen, systemen en bedrijfscultuur. De vraag was niet óf er aan kwaliteit, veiligheid en compliance werd gewerkt, maar vooral: hoe maak je van drie verschillende werelden één organisatie met een uniforme manier van werken?

Eerst inzicht: waar staan we eigenlijk?

"De CEO vroeg ons destijds eigenlijk heel simpel: hoe doen wij het op het gebied van Quality Health Safety Security & Environment (QHSSE)? Wat doen we goed en wat kan beter?" Aan het woord is Dirk Noordegraaf, Senior Consultant QHSSE & Security bij Octant QHSSE Consultants.

Om die vraag te beantwoorden startte Octant met een organisatiebrede QHSSE nulmeting. Alle terminals werden beoordeeld op hun aanpak rondom kwaliteit, veilig en gezond werken, milieu, security en compliance.

"We kwamen erachter dat iedere terminal zijn eigen sterke punten had. Wat bij de ene locatie goed geregeld was, bleek bij een andere locatie juist een ontwikkelpunt te zijn."

De uitdaging zat niet alleen in het aantal terminals.

"Je moet op zeventien locaties risico's in kaart brengen, stakeholders spreken en iedereen meekrijgen in een uniforme manier van werken. Daarnaast heb je ook nog te maken met wet- en regelgeving in zowel Nederland als België."

 

Van eilandjes naar één organisatie

Waar veel organisaties starten vanuit certificering, lag de focus bij ITG ergens anders.

De ISO-standaarden werden gebruikt als hulpmiddel om processen te verbeteren en risico’s nog beter te beheersen.

"Het gaat ons niet om het behalen van certificaten. Het gaat erom kwaliteit, veiligheid, milieu en douaneprocessen te optimaliseren zodat risico’s aanvaardbaar beheerst worden en blijven".

Samen met de verschillende QHSSE-verantwoordelijken van ITG organiseerde Octant werksessies waarin ervaringen, procedures en werkwijzen met elkaar werden gedeeld.

"Wat kunnen we van elkaar leren? Wat laten we los? En wat gaan we voortaan centraal en uniform organiseren?"

Volgens Dirk was juist dat misschien wel de grootste uitdaging van het project.

"Drie bedrijven moesten één bedrijf worden. Met verschillende culturen, verschillende manieren van werken en verschillende achtergronden. Dat is uiteindelijk op het gebied van QHSSE echt gelukt."

Eén basis voor 17 terminals

Inmiddels is Matthijs Hakstege als QHSSE Manager verantwoordelijk voor de verdere doorontwikkeling van de QHSSE organisatie.

Hij ziet dagelijks wat de eenwording in de praktijk betekent.

"Je merkt nog steeds dat er soms eilandjes zijn. Dat verander je niet van de ene op de andere dag. We kijken continu: hoe kunnen we procedures die lokaal zijn ontstaan, stap voor stap ITG-breed maken?"

Tegelijkertijd betekent uniformiteit niet dat iedere terminal hetzelfde hoeft te zijn.

Rotterdam richt zich bijvoorbeeld sterk op spoorvervoer en de opslag van gevaarlijke stoffen. Andere terminals bedienen weer specifieke klantgroepen of logistieke stromen.

 

"We hebben met behulp van het online QHSSE platform Improve (van Octant) een integraal QHSSE managementsysteem opgesteld waar alle terminals mee werken. Vervolgens hebben we op basis van de aanwezige risico’s per terminal nog specifieke procedures en werkinstructies toegevoegd. We hebben medewerkers op de terminals getraind in de omgang met het online managementsysteem. Zo weten zij precies welke procedures en instructies op hun werkzaamheden van toepassing zijn, waarom dit zo is en waar ze deze kunnen vinden. Zo hebben we echt draagvlak en begrip voor onze QHSSE risico’s en het systeem gecreëerd.”

 

Improve als digitale ruggengraat

Een belangrijke rol binnen deze ontwikkeling is dus weggelegd voor Improve.

Waar voorheen verschillende systemen naast elkaar werden gebruikt, fungeert Improve inmiddels als het centrale managementsysteem voor de gehele organisatie.

"Je hoeft niet meer in twintig verschillende systemen te kijken."

Alle meldingen komen samen binnen één omgeving.

Onderhoud van middelen, Incidenten, near misses, observatierondes, werkplekinspecties, klachtenregistraties, auditresultaten, compliance en jaarplannen worden centraal vastgelegd en opgevolgd.

"Je hebt gewoon één systeem, één overzicht."

Voor Matthijs zit de grootste kracht vooral in de praktische toepasbaarheid.

"Als iemand twijfelt over een werkwijze of taakuitvoering, dan is dit gewoon terug te lezen in een werkinstructie of procesbeschrijving in Improve. Ook vinden ze daar het noodplan, de Product Informatie Bladen van onze gevaarlijke stoffen, de werkvergunning, etc."

Ook het maken van analyses is door Improve veel eenvoudiger geworden.

Het systeem beschikt over duidelijke dashboards met grafieken en tabellen. "We kunnen direct trends herkennen. Welke incidenten komen het meest voor? Welke risico’s blijken nog onvoldoende beheerst, Wat zijn de oorzaken? Dat konden we vroeger veel minder goed."

Improve wordt bovendien steeds verder doorontwikkeld. Denk aan QR-checklists op materieel, automatische meldingen bij weerswaarschuwingen, koppelingen met andere systemen en terminal specifieke workflows.

"We willen uiteindelijk zoveel mogelijk vanuit één systeem werken. Niet omdat het moet, maar omdat het medewerkers helpt."

 

Uniform waar het kan, specifiek waar het moet

Hoewel er inmiddels veel is gestandaardiseerd, blijft maatwerk noodzakelijk.

Niet iedere terminal werkt immers hetzelfde. Rotterdam heeft andere risico's dan Almelo. Meerhout bedient andere klanten dan Westerbroek. Sommige terminals richten zich op gevaarlijke stoffen, terwijl andere juist specifieke logistieke klantstromen faciliteren.

Daarom is bewust gekozen voor een aanpak waarin een uniforme basis wordt gecombineerd met lokale praktijk.

Aantoonbare verbetering

Ongeveer anderhalf jaar na de eerste nulmeting voerde Octant opnieuw dezelfde meting uit.

De resultaten lieten zien dat ITG duidelijke stappen had gezet.

Er stond inmiddels een professioneel QHSSE-team met heldere verantwoordelijkheden. Er was een uniforme structuur ontstaan voor alle terminals. Directie en management waren actief betrokken bij evaluaties en verbeteringen. En QHSSE is steeds meer onderdeel geworden van de dagelijkse operatie.

"Je ziet over de hele linie serieuze verbeteringen terug."

 

QHSSE als onderdeel van de dagelijkse praktijk

De samenwerking tussen ITG en Octant laat zien dat QHSSE veel verder gaat dan normen, procedures of certificeringen. Het draait uiteindelijk om het creëren van voorspelbaarheid, duidelijkheid en eigenaarschap binnen een complexe organisatie.

Of zoals Dirk het treffend samenvat:

"Bij QHSSE wil je een stukje onvoorspelbaarheid volledig elimineren."

Door drie organisaties samen te brengen, processen te standaardiseren en Improve als digitale ruggengraat in te zetten, heeft ITG een stevige basis gelegd voor verdere groei. Een basis waarin kwaliteit, veiligheid, milieu en compliance niet naast de operatie bestaan, maar er een integraal onderdeel van zijn geworden.

Voor Matthijs is dat ook waar de grootste winst zit. Stap voor stap worden processen verder geüniformeerd, risico’s nog beter beheerst, medewerkers meegenomen in nieuwe werkwijzen en functionaliteiten binnen Improve doorontwikkeld.

"Je verandert zo'n organisatie niet van de ene op de andere dag. We kijken continu: hoe kunnen we procedures die lokaal zijn ontstaan, stap voor stap ITG-breed maken?"

 

Daarmee is QHSSE binnen ITG geen project met een einddatum geworden, maar een continu proces van verbeteren, leren en professionaliseren. Niet omdat het moet, maar omdat het helpt om veiliger, efficiënter en voorspelbaarder te werken op iedere terminal.